Choisir son logiciel de réservation dédié au spa avec lucidité

Vous nous posez souvent la question de savoir quel est le meilleur outil pour gérer votre établissement. La réponse dépend beaucoup de ce que vous voulez en faire… Et c’est la question que nous avons posée à Jérémie Navarro de Pure Informatique (qui commercialise en Europe Booker le logiciel de réservation pour les Spas), membre du bureau de Spa-A. C’était aussi l’occasion de vous le présenter…

Voici donc ce que Jérémie nous a répondu …

Le marché des logiciels de gestion de spa n’a jamais été aussi dynamique.
Nouvelles solutions, nouveaux acteurs, discours séduisants, promesses d’innovation…

Mais à force de marketing, on oublie parfois l’essentiel, un logiciel de spa n’est pas qu’un outil. C’est un socle opérationnel, légal et stratégique.
Avant de choisir, il faut revenir à trois fondamentaux.

 

Le cadre légal français : un détail… jusqu’au contrôle

Ce n’est pas parce qu’un logiciel est vendu en France, avec une belle équipe marketing et un site bien traduit, qu’il est conforme.

En réalité, plusieurs obligations sont encore trop souvent ignorées.
– La Loi Toubon impose que les outils utilisés par les salariés soient disponibles en français, à la fois dans l’interface et dans la documentation.
– Les logiciels de caisse doivent répondre à des exigences strictes en matière d’inaltérabilité, de sécurisation et de traçabilité des données.
– Le RGPD encadre la gestion des données clients, qu’il s’agisse de leur collecte, de leur stockage ou de leur utilisation.
– La conformité DGCCRF des parcours de vente en ligne est également un sujet souvent sous-estimé.
(Par exemple, les conditions générales de vente doivent être transmises correctement dans les emails de confirmation, généralement sous forme de document joint et non uniquement intégrées dans le corps du message.)

Concrètement, un outil non conforme peut fonctionner… jusqu’au jour où son utilisation devient impossible ou problématique.
Et ce jour-là, le risque n’est pas porté par l’éditeur, il est porté par l’établissement.

 

 

L’intégration hôtelière : le vrai sujet, et souvent le grand oublié

Tous les logiciels de spa savent gérer des rendez-vous.
Mais très peu savent réellement s’intégrer dans un environnement hôtelier.

Dans un spa indépendant, les priorités sont généralement orientées vers la gestion de la clientèle, le marketing et l’analyse de performance.
Dès que l’on se situe dans un hôtel, le niveau d’exigence change.

Le cœur du sujet devient l’intégration avec le Property Management System. Sans cette intégration, les conséquences sont immédiates.
Les données doivent être ressaisies, les erreurs se multiplient, les équipes contournent les outils, et la vision client devient fragmentée.
On recrée, en pratique, des processus qui appartiennent à une autre époque, dans un environnement qui se veut digital.

Au-delà de cette intégration, d’autres dimensions deviennent essentielles.
La capacité à distinguer les types de clients (clients externes, hébergés, membres…), à adapter les tarifications, à s’intégrer dans les applications hôtelières, et à offrir un parcours client cohérent.

Ce n’est pas une fonctionnalité accessoire, c’est ce qui permet à un outil de réellement s’inscrire dans l’opérationnel.

 

Données et relation client : un enjeu souvent sous-estimé

De nombreuses solutions proposent aujourd’hui des modèles intégrant des marketplaces, sur le papier, les bénéfices sont évidents : visibilité accrue, acquisition facilitée et simplicité d’usage.

Dans la réalité, les implications sont plus complexes.

Lorsqu’un client réserve via une marketplace, il s’enregistre d’abord sur celle la. Même si les données peuvent être récupérées, le client reste inscrit dans l’écosystème de la plateforme.

Il peut être exposé à d’autres offres, redirigé vers d’autres établissements, et n’est plus exclusivement rattaché à votre structure.

 

 

La relation client devient partagée

À cela s’ajoutent d’autres effets, souvent moins visibles.
Une dilution possible de l’image de marque (SMS au nom de la plateforme, email non personnalisé…), une perte de contrôle sur l’expérience, et une mise en concurrence implicite avec des établissements qui ne partagent pas nécessairement le même positionnement.

À l’inverse, une approche directe permet de conserver la maîtrise de la donnée, de structurer une relation client cohérente, et de proposer une communication pleinement alignée avec l’identité de l’établissement.

La question n’est donc pas uniquement celle de l’acquisition c’est celle de la maîtrise.

Choisir un logiciel de spa aujourd’hui ne consiste pas simplement à sélectionner une interface, un prix.
C’est faire un choix structurant, qui engage le cadre légal, l’organisation opérationnelle et la stratégie de relation client.

Le marketing peut être séduisant, les démonstrations peuvent être convaincantes.
Mais les limites d’un outil ne se révèlent jamais à la démo, elles apparaissent dans l’exploitation quotidienne.

La véritable question reste donc la suivante :
Cet outil sert-il réellement votre modèle, votre organisation, votre marque, et votre développement ?

 

Quelques question plus personnelles pour mieux te connaitre

A quand remonte ta première participation à Spa-A ? 

Il y a de nombreuses années maintenant.
Ce qui m’a marqué dès le début, c’est la qualité des profils réunis autour de l’association. Puis, avec la renaissance de Spa-A, la richesse des échanges s’est encore renforcée.
On est loin des discours convenus ou purement commerciaux : on parle du réel, de l’opérationnel, entre professionnels qui partagent souvent les mêmes enjeux… et certaines valeurs.

Au bureau de Spa-A, tu fais partie de ceux qui n’hésitent pas à reposer les questions et à envisager souvent des solutions « out of the box »…  Héritage culturel, familial ou déformation professionnelle ? 

Probablement un mélange de tout cela… mais surtout un parcours un peu atypique.
Je viens initialement de l’informatique bancaire, un univers très structuré, où la rigueur et la logique occupent une place importante, mais j’ai aussi ouvert un restaurant, géré un boutique hôtel, puis dirigé une thalasso-spa. Cela m’a obligé à voir les choses sous plusieurs angles : technique, opérationnel, humain et financier.

Je suis assez autodidacte et j’ai toujours eu tendance à tout questionner, non pas pour contredire, mais pour comprendre la logique derrière les choses. Quand quelque chose semble compliqué, je pars du principe qu’il y a souvent une manière plus cohérente de l’aborder.
Le wellness est un métier très concret, où les idées doivent fonctionner dans la réalité du terrain. À force d’être confronté aux réalités quotidiennes, on voit vite les limites des approches trop standardisées ou pensées loin de l’exploitation.
Je pense qu’il faut parfois accepter de challenger les habitudes et sortir du cadre, parce qu’au fond, l’innovation n’est pas toujours d’inventer quelque chose de nouveau, c’est souvent réussir à rendre simple quelque chose qui était devenu inutilement complexe.

 

Que signifie ton engagement pour Spa-A ? 

C’est une manière de contribuer à structurer un marché qui est encore en construction.
Le spa est devenu stratégique dans l’hôtellerie, mais les outils, les standards, les pratiques ne sont pas toujours au niveau.
Si on peut aider à faire émerger une vision plus exigeante, plus professionnelle, alors ça a du sens.

 

Y a-t-il d’autres associations ou groupements dont tu fasses partie ? Pourquoi ? 

Pas formellement. Je suis probablement plus à l’aise dans l’action que dans les cercles institutionnels.
En revanche, j’échange en permanence avec des groupes hôteliers, des opérateurs wellness, des éditeurs et des partenaires technologiques.
C’est dans ces échanges très concrets, autour des problématiques du quotidien, que je me sens le plus utile et que j’aime apporter ma contribution.

 

Comment devient-on Directeur de Pure Wellness Solutions (Pure Informatique) après avoir travaillé dans l’hôtellerie ? 

En réalité, c’est un chemin assez logique… même s’il ne semblait pas forcément écrit d’avance.
Mes expériences m’ont permis de vivre très concrètement les enjeux opérationnels : la relation client, les équipes, les contraintes financières, l’organisation quotidienne… et surtout les limites.
C’est dans l’hôtellerie et le spa que j’ai compris que la technologie n’est jamais le sujet en soi. En revanche, une technologie mal pensée, ou un accompagnement insuffisant, peut rapidement devenir un frein majeur…
Pure s’est construit autour de cette conviction : créer des solutions pragmatiques, pensées pour le réel, capables d’accompagner les équipes plutôt que de leur compliquer la vie, le tout avec un accompagnement profondément humain et ancré dans la proximité.
Je crois beaucoup à une technologie discrète : celle qui fonctionne tellement bien qu’on finit par oublier qu’elle est là.

 

 

Ta devise dans la vie ? Et au travail ? 

Dans la vie : rester libre et découvrir.
Au travail : résoudre des problèmes, apporter des solutions.

 

Si tu avais une baguette magique, que changerais-tu dans le monde du wellness ? 

Moins de promesses, plus de réalité.
Le wellness est devenu très marketing.
Mais au final, ce qui fait la différence, ce sont les équipes et la capacité à délivrer une expérience constante.

Un lieu de ressourcement ou d’inspiration ? 

Cela va probablement surprendre, mais… j’aime tondre.
Il y a quelque chose de très apaisant dans le fait de voir le travail accompli au fur et à mesure, de sentir l’odeur de l’herbe fraîchement coupée, d’être dehors, au calme, au grand air.
C’est un moment très simple, presque méditatif, où l’esprit ralentit. Et paradoxalement, c’est souvent là que les idées deviennent les plus claires et les plus constructives.
J’aime cette idée que parfois, pour mieux réfléchir, il faut justement arrêter de trop réfléchir.

Le message que tu souhaites passer à nos lecteurs ? 

Ne choisissez jamais une promesse, choisissez ce qui fonctionne réellement dans votre quotidien.
Dans notre secteur, on parle beaucoup d’expérience client, de bien-être, d’innovation… mais tout cela repose sur une réalité très concrète : l’exécution.
Les bons choix, humains, organisationnels ou technologiques, sont souvent ceux qu’on remarque le moins, parce qu’ils rendent simplement les choses plus fluides.
Et je crois profondément que dans le wellness, la cohérence finit toujours par faire la différence.

La technologie n’est pas une finalité. Elle doit rester au service de votre vision, de vos équipes et de votre identité.

 

 

Article de Marie-Paule Leblanc-Peru Présidente bénévole Spa-A.

Retrouvez le profil de Jérémie Navarro membre Spa-A : c’est ici
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